Privacyreglement

Bijgewerkt; september 2025

Wij vinden dat de privacy van onze cliënten en de persoonsgegevens van de bezoekers van onze website met de grootst mogelijke zorgvuldigheid moeten worden behandeld. Bij de verwerking van de persoonsgegevens handelen wij overeenkomstig de Wet Bescherming Persoonsgegevens en overige privacywetgeving.

Wij ontvangen, bewaren en gebruiken uitsluitend die persoonsgegevens die door jou worden opgegeven, gedurende je bezoeken aan onze praktijk en het bezoeken en gebruiken van onze website en bijbehorende diensten, of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt. Bijvoorbeeld als je een formulier op de website invult, zoals het contact- en registratieformulier, of ons een e-mail stuurt. De gegevens die je ons toestuurt worden bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van jouw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.

Je persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de hierboven omschreven doeleinden, tenzij deze gegevens noodzakelijk zijn ter voldoening van een wettelijke bewaarplicht. Je kunt ook zelf vragen om wijziging of verwijdering van gegevens. Wij hebben dit verder uitgewerkt in onderstaand Privacyreglement.

Artikel 1. Kennisgeving privacybeleid
1.1 Deze privacyverklaring is bedoeld om uit te leggen hoe Psy-zo! met privacy omgaat.

1.2 Psy-zo! geldt als verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. De volledige gegevens zijn:

Verwerkingsverantwoordelijke
Formele bedrijfsnaam: Psy-zo! B.V.
KvK-nummer: 51507455
Bezoekadres: Zernikepark 12
E-mailadres: info@psy-zo.nl
Telefoonnummer: 050-750 20 88

1.3 Psy-zo! respecteert en beschermt uw privacy, en zet zich naar alle redelijkheid in om er zorg voor te dragen dat alle persoonsgegevens die worden verstrekt altijd vertrouwelijk wordt behandeld en met inachtneming van de geldende privacywetgeving worden gebruikt, opgeslagen en beheerd.

1.4 Alle (ex-)cliënten, (ex-)medewerkers en bezoekers van de website zijn betrokkenen en geven toestemming om persoonsgegevens op te nemen in het geautomatiseerde bestand en te gebruiken voor de doeleinden zoals die in artikel 2 staan omschreven.

1.5 De grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens is: uitvoering van de overeenkomst, gerechtvaardigd belang (marketing en verbetering), in sommige gevallen vitaal belang en voldoen aan een wettelijke plicht en uitdrukkelijke toestemming.

Artikel 2. Doel informatieverzameling
2.1 Alle betrokkenen geven toestemming dat Psy-zo! de persoonsgegevens die worden verstrekt alleen worden gedeeld met onze leveranciers die in naam van Psy-zo! handelen voor de hieronder beschreven doelen. Voor zover er expliciet om toestemming gevraagd wordt, heeft u altijd het recht uw toestemming in te trekken.

2.2 De verwerking van persoonsgegevens binnen de organisatie is van toepassing op de volgende categorieën van personen: (ex-)cliënten, (ex-)werknemers en bezoekers van de website.

2.3 Mocht u Psy-zo! persoonsgegevens verstrekken, dan garandeert Psy-zo! dat deze informatie primair zal worden gebruikt voor één of meer van de volgende doelen:
Het uitvoeren van de behandelovereenkomst, het vormen van een behandeltraject door middel van dossiervorming en behandelregistratie.
Het controleren van identiteit.
Het melden van wijzigingen in het beleid, documenten en diensten.
Het registreren en afhandelen van klachten, aanvragen en verzoeken.
Voldoen aan de wettelijke (fiscale) bewaarplicht en andere juridische en regelgevende verplichtingen.
Het afhandelen van facturatie en incasso’s.
Bedrijfsvoering veilig stellen en beschermen. fraude, ongeoorloofde activiteiten, claims en andere aansprakelijkheden te identificeren en te helpen minimaliseren of voorkomen.
Het onderhouden van relaties met klanten en leveranciers.
Het op anonieme basis doen van (demografisch en statistisch) onderzoek.
Het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst.

Artikel 3. Categorieën verzamelde gegevens
De categorieën van informatie die Psy-zo! mogelijk verzamelt, gebruikt, openbaar maakt en anderszins hanteert, kunnen per land en geldende wet variëren.

Naam en contactgegevens: voor- en achternaam, e-mailadres, postadres en andere soortgelijke contactgegevens zoals e-mailadres en telefoonnummer.
Overige gegevens: zoals gegevens huisarts, zorgverzekeraar, behandelverleden, leefsituatie, opleidingsniveau (bij medewerkers: diploma’s en kopie legitimatie) en wanneer u deze uit eigen beweging verstrekt gegevens over contactpersonen.
Inhoud: inhoud van berichten die u verstuurd hebt, vragen en informatie die u heeft verschaft voor klantenondersteuning.
Bijzondere persoonsgegevens: gegevens over uw gezondheid en burgerservicenummer. Bij medewerkers: burgerservicenummer en een kopie legitimatie.
Demografische gegevens: algemene gegevens zoals leeftijd en geslacht.
Betalingsgegevens: gegevens die nodig zijn voor de facturatie en incasso en de verloning van medewerkers.
Apparaat- en verbruiksgegevens: gegevens zoals IP-adres, Internetbrowser en apparaattype, apparaat-id’s, in- en uitloggegevens, regionale en taalinstellingen en uw apparaat werkt met de website(s), diensten/producten. Deze gegevens bevatten ook informatie over de besturingssystemen en andere software die op uw apparaat geïnstalleerd is, inclusief productcodes.
Referenties: bij medewerkers: verwijzende websites en profiel-id’s, wachtwoorden, wachtwoordhints en soortgelijke beveiligingsinformatie die wordt gebruikt voor authenticatie en toegang tot het account.

Artikel 4. Inzien, wijzigen of verwijderen van persoonsgegevens
4.1 Psy-zo! probeert uw gegevens altijd correct bij te houden. U heeft het recht de gegevens welke over u worden verwerkt in te zien, te laten verbeteren en onjuiste gegevens te laten verwijderen.

4.2 U heeft altijd het recht uw persoonsgegevens te veranderen en/of te verwijderen indien deze incorrect zijn.

4.3 Om deze rechten uit te oefenen of om een klacht in te dienen of om een verzoek om inlichtingen in te dienen over de privacy praktijken, neemt u per e-mail contact via info@psy-zo.nl.

4.4 Om gebruik te kunnen maken van uw rechten kan Psy-zo! vragen om een kopie van uw identiteitskaart met het verzoek mee te sturen, of andere stappen om uw identiteit te verifiëren, met het verzoek om uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) zwart te maken, om zo de privacy te waarborgen. Binnen 4 weken reageert Psy-zo! op uw verzoek.

4.5 Indien u binnen een periode van 6 maanden voor de tweede maal een verzoek hiertoe indient, kan Psy-zo! daar een factuur voor sturen.

Artikel 5. Derden
5.1 Psy-zo! verstrekt geen persoonsgegevens aan derden zonder uw uitdrukkelijke toestemming, tenzij daartoe gehouden op grond van een wettelijke bepaling of deze verstrekking aan een derde partij noodzakelijk is.

5.2 Psy-zo! deelt persoonlijke informatie met derden die namens de organisatie services uitvoeren, dan wel voor kwaliteitsdoeleinden of door wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld voor het elektronische patiëntendossier (Medicore), Vecozo / Vektis voor het autoriseren en verwerken van uw betalingen, voor de facturatie en uw zorgverzekeraar, de DIS en SBGGZ. Deze derden worden niet door Psy-zo! bevoegd om de informatie te gebruiken voor eigen doelen. Er zijn verwerkingsovereenkomsten opgesteld zijn met deze partners (zie hoofdstuk 6).

5.3 Koppelingen naar websites van derden worden uitsluitend voor uw gemak weergegeven. Als u van deze sites gebruikmaakt, verlaat u de website. Deze sites worden niet door Psy-zo! gecontroleerd, beheerd en vallen niet onder de verantwoordelijkheid van Psy-zo!. Als u besluit een site van derden te bezoeken die is gekoppeld, doet u dit volledig op eigen risico.

5.4 Psy-zo! verwerkt de informatie die wordt verzameld uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (‘EER’).

5.5 Via de website worden geen cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google.

5.6 Derden zijn verplicht na afloop van de verwerkingsdienst de gegevens te verwijderen, alsmede de kopieën, tenzij de verwerker verplicht is deze gegevens te bewaren.

Artikel 6. Veiligheid
6.1 Psy-zo! doet haar uiterste best om gegevens veilig te verwerken, met als doel om ongeautoriseerde toegang tot gegevens of bekendmaking van gegevens te voorkomen, de accuraatheid van gegevens te behouden, en het juiste gebruik van gegevens zeker te stellen. Hiervoor zijn fysieke, elektronische en organisatorische beheersmaatregelen getroffen om de informatie die online verzameld wordt te beschermen en beveiligen. Hierbij wordt gebruikgemaakt van codering, waaronder SSL- beveiliging, bij het verzamelen of overdragen van belangrijke gegevens.

6.2 Psy-zo! kan de effectiviteit van dergelijke veiligheidsmaatregelen niet garanderen en niets in deze kennisgeving mag worden opgevat als een expliciete of impliciete garantie tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang, openbaarmaking, verandering of vernietiging.

6.3 Serviceproviders die mogelijk toegang tot uw informatie hebben om namens Psy-zo! services te leveren, zijn contractueel verplicht om dergelijke informatie in vertrouwen te houden, voldoende beveiligingsmaatregelen voor gegevens te implementeren en mogen deze gegevens mogelijk niet voor enige andere doeleinden gebruiken.

Artikel 7. Verdenking misbruik
7.1 Psy-zo! behoudt zich het recht voor om zowel proactief als corrigerend op te treden bij verdenking van misbruik. Hieronder wordt verstaan dat Psy-zo! in dit geval het recht heeft om alle informatie van en over bezoekers van de website en aanmeldingen voor behandeling op te slaan en te bewaren als mogelijk bewijs van misbruik. Daarnaast heeft Psy-zo! het recht om, bij een voldoende onderbouwde verdenking van misbruik, nadere gegevens over de inschrijver op te vragen bij derden. Bij voldoende bewijs kunnen er passende maatregelen worden getroffen, waaronder uitsluiting van de website of diensten en/of aangifte bij de politie en/of andere relevante autoriteiten.

Artikel 8. Bewaartermijnen
8.1 Psy-zo! bewaart uw informatie zo lang als nodig om de doeleinden te bereiken, behalve wanneer anderszins wettelijk is vereist.

8.2 Voor cliëntenzorg worden de persoonsgegevens en overige gegevens die zijn verzameld bij registratie 20 jaar bewaard, tenzij een langere bewaartermijn nodig is, bijvoorbeeld bij andere wettelijke bewaartermijnen, wanneer dit noodzakelijk is voor een goede hulpverlening of wanneer deze gegevens van groot belang zijn voor anderen.

8.3 Psy-zo! verzamelt geen gegevens (zoals middels Google Analytics) van de website www.psy-zo.nl. Hiervoor is een bewaartermijn niet van toepassing.

8.4 Gegevens van personen die het contactformulier hebben ingevuld worden maximaal 2 jaar bewaard.

8.5 De gegevens die noodzakelijk zijn voor de financiële afwikkeling van overeenkomsten worden 7 jaar bewaard. Gegevens die noodzakelijk zijn voor loonbelastingen worden 5 jaar bewaard. Overige gegevens betreffende medewerkers worden tot 2 jaar na uitdiensttreding bewaard. Hiervan kan worden afgeweken indien er een (arbeids-)conflict is (geweest) dan wel verwacht wordt.

8.6 Van werknemers worden de gegevens uit de agenda, mail en inloggegevens maximaal 4 jaar bewaard.

8.7 Persoonsgegevens waarvan de bewaartermijn is verstreken of die niet meer nodig zijn of niet meer worden gebruikt, worden direct vernietigd.

Artikel 9. Wijzigen privacyverklaring
9.1 Psy-zo! heeft het recht deze privacyverklaring aan te passen. Eventuele aanpassingen worden direct op de website geplaatst. Psy-zo! is niet aansprakelijk voor schade ontstaan door wijziging van de privacyverklaring.

9.2 Onderhavige privacyverklaring is per 20-03-2020 van kracht en vervangt alle eerdere versies.

Artikel 10. Klachten
10.1 Indien u van mening bent dat de bepalingen van deze privacyverklaring niet worden nageleefd of er andere redenen zijn tot klagen met betrekking tot de registratie van gegevens, dient u zich te wenden tot de directie.

10.2 Heeft u klachten over de verwerking van de persoonsgegevens, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/).